李小青
中小企业是国民经济的重要组成部分,对经济发展和社会稳定起着举足轻重的作用。随着近年来我国中小企业的迅速发展,内部控制管理问题也日渐突出。中小企业需要在坚持适用性,全面性、及时性和灵活性相结合的前提下,结合自身特点,优化控制环境,明确控制目标,有效识别评估风险,不断完善内部控制系统,有效实施内部控制监督,提高内部控制的效果,使中小企业健康、有序的发展。
关键词 中小企业; 内部控制; 实施
中小企业在我国国民经济中起着重要作用,而内部控制制度是规范中小企业内部管理、提高经济效益的重要保证。一些中小企业效益差,因缺乏相应内部控制的有效实施而导致财务、生产、管理混乱。因此,以保护中小企业财产物资安全和会计信息真实、促使贯彻经营方针和提高经营效率、确保各项业务活动健康运行为目标的内部控制越来越为人们所关注。内部控制是一种最优化、最简捷、最理性的作业方式,也是一种授权体系和责任体系。内部控制是中小企业各项管理工作的基础,是中小企业持续、健康发展的重要保证,是提高中小企业效益的有效途径。因此,对当前中小企业内部控制实施存在的一些问题进行探讨是非常必要。
第一章 中小企业及内部控制概述
1.1中小企业的定义
1.1.1中小企业概念
中小企业是一个相对的概念,它指的是与大企业相比生产规模较小的企业。《中小企业促进法》给出定义为“在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要,增加就业,符合国家产业政策,生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。” 中小企业的划分标准,是根据企业职工人数、销售额、资产总额等指标,结合行业特点;从遵循经营学的角度,能反映企业经营本质特征。
1.1.2中小企业划分标准
同时具备以下两个标准的为小企业。
(1)不对外筹集资金。即不公开发行股票和债券。
(2) 经营规模较小的企业。即按照工业和信息化部、家统计局、国家发展和改革委员会、财政部4个部门联合发布的《关于印发中小企业划型标准规定的通知》(工信部联企业〔2011〕300号)文件,各行业中小企业的划分标准如下表所示:
行 业 | 中小型企业 |
营业收入 | 资产总额 | 从业人员 |
农、林、牧、渔业 | <20000万 | | |
工业 | <40000万 | | <1000人 |
建筑业
| <80000 | <80000 | |
批发业 | <40000 | | <200人 |
零售业 | <20000万 | | <300人 |
交通运输业 | <30000万 | | <1000人 |
仓储业 | <30000万 | | <200人 |
邮政业 | <30000万 | | <1000人 |
住宿业 | <10000万 | | <300人 |
餐饮业 | <10000万 | | <300人 |
信息传输业 | <100000万 | | <2000人 |
软件和信息技术服务业 | <10000万 | | <300人 |
房地产开发经营 | <200000万 | <10000万 | |
物业管理 | <5000万 | | <1000人 |
租赁和商务服务业 | | <120000万 | <300人 |
其他行业 | | | <300人 |
1.2中小企业的特点
1.2.1生产规模小
中小企业由于资本存量水平低,资信程度不高,筹措资金也相对困难,因此生产规模扩张缓慢,技术创新能力弱,在花色品种、质量、标准文化程度和技术含量等方面都难以与大型企业相比,生产规模相对较小。
1.2.2数量大,分布范围广
从统计资料可以看出,无论是发达国家还是发展中国家,中小企业在数量上都占绝对优势。我国中小企业在数量上已经达到4200多万户,占全国企业总数的95%以上。在工商注册登记的中小企业已经超过1000万家,占全国注册企业总数的99.1%,流通领域中小企业占全国零售网点的90%以上。
1.2.3经营方式灵活多样
中小企业有投资少、见效快的特点,其经营范围宽和经营项目丰富,经营体制灵活。当经济波动时,有“船小好掉头”的优势,能跟上时代步伐,很快转向,适应市场的快速变化,比管理层次多、组织结构复杂的大型企业更具快速反映优势。
1.2.4竞争力弱,寿命短,停业破产率较高
当然,中小企业“船小好掉头”是优势,但真正要在经营中取得有利地位,还需“船大好冲浪”的大型企业。美国每年有60万家中小企业注册,但其中30万家只能经营一年半,能维持经营10年的不到一成。2013中小企业调查报告中也提到,至少20%的中小企业已经歇业或倒闭了。
1.2.5组织程度差
中国的企业:大企业是大而全,小企业是小而全,在生产领域专业化协作程度差,在销售方面缺少固定的渠道。特别是政府对中小企业的管理方面,没有专门的法律,也缺少扶持政策同时缺少发达国家那样的社会服务体系。
1.2.6中小企业主要集中在劳动密集型产业
由于中小企业是在就业压力和国内市场需求旺盛的条件下发展起来的,又由于中国的整体技术水平相对落后,所以中小企业的发展主要集中在劳动密集型产业上。
1.3中小企业在国民经济中的重要作用
中小企业在我国经济社会发展中发挥非常巨大的作用,中小企业占中国企业数量的98%以上,为中国新增就业岗位贡献是85%,占据新产品的75%,发明专利的65%,GDP的60%,税收的50%,所以不管是就业还是创新,对中国的经济发展都起到了非常重要的作用。
1.3.1中小企业是现代市场经济中,对市场机制反应最灵敏、最具有活力的组成部分,在市场经济中发挥着无可替代的作用。中小企业发展、中小企业盈利成了经济增长、经济繁荣的代名词。就我国而言,经济高速发展的江苏、浙江、广东、山东都无一例外地在保持着中小企业的高速发展。中小企业在经济增长中的特殊作用有其深刻的经济内涵。中小企业往往贴近消费者、贴近市场,能及时发现市场需求,同时由于其管理层极少,能针对市场需求迅速作出反应。
1.3.2中小企业是现代市场经济中技术创新的重要力量,其技术创新的数量、频率都高于大企业,在现代科技革命向产业革命的转化和衔接中发挥着先导作用。多种研究表明,中小企业的研究经费大大低于垄断性大企业,但所提供的创新成果却多于垄断性大企业。然而近几年来,技术方面的变化令人瞩目,一些高新技术中小企业办出了特色,技术含量大大提高。在如软件开发、生物医药、微电子产业等行业中,中小企业占有很大比重,对国民经济的发展有很重要的影响作用。
1.3.3中小企业是新就业机会的重要提供者。中小企业提供的就业机会主要有两种方式:一种新设企业,另一种是原有企业扩大。前者称外部扩大,后者称内部扩大。新设企业增加的就业机会更多。中小企业创业及管理成本低,市场的应变能力强,就业弹性高,具有大企业无可比拟的优势。在近年来经济结构调整,农村富余劳动力继续向城市转移,以及政府机关精减人员就业压力很大的情况下,中小企业尤其是非公有制中小企业吸纳就业再就业的“蓄水池”作用更加明显。
1.3.4中小企业往往在大企业生产经营体系的重要环节产生积极的作用,通常由于形成大企业与中小企业的专业化分工关系,使大企业能更低成本地运行和发展。这种分工体系可以有4种联结的方式:一是生产分包体制,二是服务分包体制,三是产品分销体制,四是生产配套体制。
1.4内部控制的定义及构成要素
1.4.1内部控制的定义
《企业内部控制基本规范》参考COSO内部控制整合框架,对内部控制描述如“内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。”内部控制的根本目的在于加强企业管理,提高经济效益;其基础是企业内部分工;其核心是一系列具有控制职能的方式、措施及程序。它是现代企事业单位在对经济活动进行管理时所普遍采用的一种控制机制。
1.4.2 COSO内部控制的构成要素
中小企业的内部控制可能不及大型企业正式、组织性强,但其内部控制也可能是有效的。内部控制的五项要素为:
控制环境——控制环境决定了企业的基调,直接影响企业员工的控制意识。控制环境提供了内部控制的基本规则和构架,是其他四要素的基础。控制环境包括员工的诚信度、职业道德和胜任能力;管理层的理念和经营风格;权责分配方法、人事政策;董事会的经营重点和目标等。
风险评估——每个企业都面临诸多来自内部和外部的有待评估的风险。风险评估的前提是使经营目标在不同层次上相互衔接,保持一致。风险评估指识别、分析相关风险以实现既定目标,从而形成风险管理的基础。由于经济、产业、法规和经营环境的不断变化,需要确立一套机制来识别和应对由这些变化带来的风险。
控制活动——控制活动指那些有助于管理层决策顺利实施的政策和程序。控制为有助于确保实施必要的措施以管理风险,实现经营目标。控制行为体现在整个企业的不同层次和不同部门中。它们包括诸如批准、授权、查证、核对、复核经营业绩、资产保护和职责分工等活动。
信息和沟通——公允的信息必须被确认、捕获并以一定形式及时传递,以便员工履行职责。信息系统产出涵盖经营、财务和遵循性信息的报告,以助于经营和控制企业。信息系统不仅处理内部产生的信息,还包括与企业经营决策和对外报告相关的外部事件、行为和条件等。有效的沟通从广义上说是信息的自上而下、横向以及自下而上的传递。所有员工必须从管理层得到清楚的信息,认真履行控制职责。员工必须理解自身在整个内控系统中的位置,理解个人行为与其他员工工作的相关性。员工必须有向上传递重要信息的途径。同时,与外部诸如客户、供应商、管理当局和股东的之间也需要有效的沟通。
监控——内部控制系统需要被监控,即对该系统有效性进行评估的全过程。可以通过持续性的监控行为、独立评估或两者的结合来实现对内控系统的监控。大会员特权立即尝鲜续性的监控行为发生在企业的日常经营过程中,包括企业的日常管理和监督行为、员工履行各自职责的行为。独立评估活动的广度和频度有赖于风险预估和日常监控程序的有效性。内部控制的缺陷应该自下而上进行汇报,性质严重的应上报最高管理层和董事会。
这五项要素既相互独立又相互联系,形成一个有机统一体,对不断变化的环境自动作出反应。内部控制制度与企业的经营行为紧密相连,因基本的商业动机而存在。内部控制成为企业内部构架的核心部分和基本理念时最为有效。
第二章 中小企业风险特征
2.1中小企业的现状
我国是个中小企业众多的国家。全国工商注册登记的中小企业占全部注册企业总数的99%。中小企业工业总产值、销售收入、实现利税分别占总量的60%、57%和40%;流通领域中小企业占全国零售网点的90%以上。中小企业大约提供了75%的城镇就业机会。近年来的出口总额中,有60%以上是中小企业提供的。
《2013年中小企业经营状况调查》中,我国中小企业,创造了全国约60%的GDP、50%的税收和70%的出口,解决了我国近80%的城镇就业岗位。就企业规模而言,年收入在100万元以下的受访企业比例为7%;年收入超过1亿元的受访企业比例为12%;有51%的受访企业员工人数超过50人,其中,9%的受访企业员工人数超过300人;年限在2年及以下的占10%,5年以上的占65%。全部为国内业务的中小企业占72%,拥有外贸业务的中小企业不超过28%。
自2011年以来,中小企业的经营状况逐渐转坏。有71%的受访企业认为2012年经营状况“一般”或“不好”。而在2011年,对经营状况持负面评价的企业比例仅为60%。2012年,总计有38%的中小企业2012年净利润同比出现下滑,持平的企业比例为30%;仅有32%的企业报告其净利润获得增长,而在2011年,这一数字为51%。
调查发现,工资福利和原材料价格对企业经营的影响趋缓。在具有风向标意义的东部沿海地区和南部沿海地区的中小企业中,订单下滑的情况越发明显。企业间拖欠款现象严重,资金不足对企业经营的影响正在深化。市场萎缩、订单大幅减少使得不少中小企业面临无米可炊的局面。
影响中小企业盈利能力的最主要的5个因素是:工资福利上涨67%、原材料价格上涨43%、客户拖欠货款37%、资金紧张33%和国内外订单减少32%。
被资金问题所困扰的企业比例达到70%,中小企业所受资金不足的影响正在深化。而随着企业净利润的下降,缺少足够的收入补充资金需求,中小企业对于“缺钱”的感知会更加明显。按企业规模来看,规模越大的企业中,向银行贷款的企业比例越高,在100人以上的企业中,将银行作为借款渠道的高达82%,50人以下的企业向银行借款的比例仅为52%。2012年维持负债经营的中小企业占74%,且这一数字在2013年会扩大到8成以上。更多中小企业选择负债经营,资金不足已经成为影响企业发展的突出问题。
2013年的投资计划时,选择“继续扩张、追加投资”的企业比例(45%)依然最大,但与去年的调查结果(55%)相比,下滑了10个百分点。
2012年度超半数未能实现利润增长;近六成企业主对未来3年经济发展前景担忧。至少20%的中小企业已经歇业或倒闭了。中小企业面临的经营困难正在深化,由之前通货膨胀所引发的成本压力,转移至市场萎缩,双向挤压中小企业的利润空间,越来越多的中小企业维持负债经营。中小企业正在通过调整组织结构(64%)、控制运营费用(62%)、增加薪酬中的绩效比例(53%)、提高员工效率(50%)等措施积极应对不断恶化的经济形势。
2.2中小企业的风?特征
2.2.1中小企业的现状不容乐观,在经营管理过程中面临着众多风险其表现形式也多种多样。具体如下:
2.2.1.1管理风险。中小企业的管理风险是由于企业治理结构的不健、管理的漏洞与失误所产生的决策风险和操作性风险。管理风险是我国大多数中小企业短命和很难长大的根源,其普遍存在的主要因素有:第一,在中小企业的民营企业中家族成员一股独大现象普遍存在,产权结构单一,管理中的家长制作风盛行,组织机构频繁变动、混乱,用人有明显的感情关系,在决策层只听到形式大好,满足原有经验管理,看不到内部控制中的泡沫和漏洞,企业内部没有预警机制;第二,大多数中小企业重业务经营,轻管理控制,没有系统的可操作的内部控制制度,使企业管理长期处于混乱或摸索阶段,没有激励约束手段,导致内部控制形同虚设,基础管理薄弱;第三,重视有形资产和短期利益,对企业形象、人员形象、品牌资产和企业文化等无形资产考虑很少。
2.2.1.2经营风险。中小企业的经营风险是因生产经营方面的各种内外部原因给企业盈利带来的不确定性,包括各种生产经营和投资活动带来的风险。主要表现为:第一,国家各种经济和非经济政策的变化、经济的全球化及市场自发调整给企业经营带来的风险;第二,中小企业生产经营的大多数产品技术含量相对较低,很多企业没有弄清楚自己要做或者应该做什么就已经着手开始做了,科技的迅猛发展、社会经济是否稳定导致市场的任何波动都会对企业产生经营风险;第三,企业经营政策的变化和内部管理诸多因素的影响引起企业业务和利润发生变化,从而给企业带来了风险;第四,金融市场利率的变化、通货膨胀等会造成企业供产销活动的不确定性和未来收益的不确定性,从而带来风险;第五,经营目标模糊、领导核心能力弱化,盲目放债、社会诚信度的严重不协调、购销合同和相关手续的不健全会给企业带来坏帐损失和现金流动困难,从而也导致风险。
2.2.1.3财务风险。中小企业的财务风险是由于举债、管理风险和经营风险综合影响给企业预期财务成果带来的不确定性。财务风险的实质是企业的现金流动是否优良,以及企业资产质量的影响,借入资金比例越大或资产质量越差,风险程度越高,反之,风险程度越低。财务风险的主要表现形式是:第一,中小企业中没有开展预算管理或财务预算编制缺乏科学性和指导性,在实际工作中操作性差而成为一种形式,较难控制现金流量;第二,只重成果,不看过程,会计信息滞后失真,账面资产泡沫过大,出现大量的呆滞和不良资产;第三,投资规模大,长期投资使资金流量的不确定和较高的筹资成本可能超过可承受能力,在投资决策中重投资收益而忽视现金流量的现象在中小企业中大量存在;第四,由于市场经济还不完善,存在各种各样的机会和空子,一些中小企业家利用这些机会发展起来了,因此不能理性的看待自己的成就,存在不良心态使企业发展置于一种危险境地。
2.2.2 各种风险导致的后果
2.2.2.1经营失败。为企业持续经营提供必要支持是内部控制体系构建的基础目标,离开存续战略必然沦为无源之水。内部控制混乱,致使管理力度层层递减,管理效应层层弱化,企业竞争力降低,经济效益下滑,从而导致企业经营失败。
2.2.2.2 会计信息严重失真。企业由于会计工作秩序混乱、核算不实而造成的企业信息失真现象严重,会计造假案层出不穷,是内部控制失效的一个显著体现。如常规性的印单(票)分管制度、重要空白凭证保管使用制度及会计人员分工中的“内部牵制”原则等得不到真正的落实;会计凭证的填制缺乏合理有效的原始凭证支持;人为捏造会计事实,篡改会计数据、设置帐外帐、乱挤乱摊成本、隐瞒或虚报收入和利润;资产不清、债务不实等等。
2.2.2.3 资产流失严重。资产流失现象非常普遍。有的企业无约束监督机制,导致挥霍浪费,使公司出现巨额亏损;有的企业由于财产物资内部控制管理薄弱,物资购销制度松弛,存货采购、验收、保管、运输、付款等职责未严格分离,存货的发出未按规定手续办理,也未及时与会计记录相核对,对多年来的毁损、报废、短缺、积压、滞销等不作处理,致使巨额潜亏隐藏在库存中,再加上经济往来中审查制度不健全等,造成资产大量流失。
第三章 中小企业内部控制的现状及成因
3.1中小企业内部控制的现状
内部控制是企业为控制经营风险、实现经营目标而制定的各项政策与程序。内部控制能够帮助企业达到其目标,同时将风险降低至合理范围内,保证企业资产安全,有效防范各种舞弊活动。然而,从当前实际看,许多中小企业的内部控制问题非常突出,影响了中小企业的经济效益,阻碍了中小企业的发展。内部控制的权威人士Adrian Cadbury曾经说过“公司的败绩都是由内部控制失败引起的”,这一点从众多的企业失败案例都得到了验证。,企业内部控制普遍比较薄弱,有关挪用、侵占或诈骗企业财产的新闻亦屡见不鲜,企业资产和股东权利得不到应有保护,甚至给企业造成灾难性损失导致经营陷入困境。诸多案例,给我国很多企业敲响了内部控制的警钟。
3.1.1内部控制环境不佳
任何一个企业的内部控制必然受到法人治理结构、管理理念、组织制衡等多种因素的影响。控制环境是企业内部控制系统的核心,它决定着其他要素能否发挥和怎样发挥作用,影响着控制目标的实现。中小企业的控制环境很不完善,存在以下几个方面的问题:
3.1.1.1不遵守诚信原则和职业道德。我国的诚信体系建设仍滞后于市场经济的发展,失信行为依然比较普遍,各种商业欺诈、假冒伪劣商品损害着用户和消费者的利益,对市场经济秩序的正常运行造成了极大的干扰和破坏。从古至今,守信不仅是判断个人道德的标准之一,也是企业持续发展的基石。然而,我国中小企业管理人员的经营理念不够长远,目光短浅,往往关注眼前的利益,有些经营者甚至为了获得现实利益而背信弃义。另外,中小企业也不重视员工的诚信职业道德教育,自然而然不利于企业内部控制的有效建立和实施。
企业文化是企业的经营理念、经营制度以及依存于企业而存在的共同价值观念的组合,是融合了众多员工的思想观念、思维方式、行为方式、实现员工自身价值观和企业发展目标有机结合的载体。企业文化是培养员工诚实守信,忠于职守、勤勉尽责的制度约束,是内部控制制度切实贯彻和有效执行的重要支撑。我国大多数中小企业大多能提出了自己的经营理念和宗旨,但却忽视企业文化的内容及其在内部控制制度建设中的作用发挥,企业文化仅停留在标语、口号,而未触及员工思想深处,在员工中产生不了共鸣。此外,形成良好企业文化氛围的基础是员工素质的提高,而员工素质的提高又取决于员工的培训教育力度。但现实中,一是中小企业经营者钻企业约束机制不到位的空子,重短期行为轻职工教育培训;二是重思想品德、制度宣传的软性教育,轻硬性处罚教育,中小企业广泛存在有法不依、违法不究的现象,教育手段软化;三是中小企业对管理者、会计人员、内部审计人员缺乏职业化系统管理,激励约束机制欠完善。
3.1.1.2员工的胜任能力较弱。小企业员工的胜任能力相对不强。一方面,小企业吸引优秀人才困难,一些家族企业的关键岗位都是非专业的家族人员,他们多半没有很强的专业知识,又缺少不断补充新知识的动力,职务的胜任能力可想而知。
3.1.1.3没有规范的法人治理结构,我国中小企业内部人控制严重,股东会、监事会作用有限,甚至形同虚设,严重影响了互相监督、互相制约的体制,规范的法人治理结构是一个权利分配、制衡和约束的整体,可以为中小企业内部控制的有效实施提供制度保证。
3.1.1.4组织结构设置不合理。中小企业资产规模不大、人员不多,其组织结构一般采用直线制或直线职能制,容易形成所有权与经营权高度统一的管理模式,企业的所有者同时又是经营者。通常情况下,领导者的决策没有经过科学论证就付诸实施,从而导致决策失误,影响企业的正常运行。企业管理层的行为凌驾于内部控制之上,即使制定了一些内部控制制度也难以真正得到贯彻执行。
3.1.1.5 授予权利和责任的方式不明确。中小企业常见的问题是职责划分不明晰,缺乏明确的制度约束,在工作过程中,血缘关系与职业关系纵横交错,人际关系错综复杂,很难对各个员工的职责有个明确的划分。另一方面,小企业没有明确的规章制度对员工的职责进行划分,许多重要任务都是临时指派人员去完成。授予权利和责任的方式是小企业内部控制中亟需解决的一个问题。
3.1.1.6.人力资源政策与执行不到位。马云说过:“员工的离职原因林林总总,只有两点最真实:1、钱,没给到位;2、心,委屈了。这些归根到底就一条:干得不爽。员工临走还费尽心思找靠谱的理由,就是为给你留面子,不想说穿你的管理有多烂、他对你已失望透顶。仔细想想,真是人性本善。作为管理者,定要乐于反省。”可见,人力资源是企业组织生存发展的命脉,中小企业的发展同样离不开优秀的人力资源,离不开对人力资源的有效管理。但在绝大多数中小企业中没有得到足够的重视,已成为制约中小企业可持续发展的一个瓶颈。
3.1.1.6.1小企业在用人方面存在较大的随意性,容易靠关系任用、留用人员,对所聘用的人员是否具备相关的专业能力,是否适合所聘用的职位并不看重。没有完善的薪酬制度。对于新员工的培训,员工的后续教育以及职业道德方面的教育并不看重。
3.1.1.6.2企业的人力资源管理组织机构不健全。对大多数中小企业来说,没有健全的人力资源管理部门,很多企业由经理办公室代管实行人事管理职能;人力资源管理人员少,一般不会超过2个;这种力量配备能够完成常规的人事管理职能就不错了,现代的人力资源管理职能的发挥基本没有可能。
3.1.1.6.3企业的分配、激励制度不健全。人力资源管理作为企业经营战略的重要组成部分,包括人力资源规划、员工招聘、培训、绩效管理、薪酬管理和文化建设等方面的职能。目前许多中小企业在人力资源管理上还仅仅停留在事务的表层,或仅仅重视其中的某一部分,还未建立起系统的、全面的人力资源管理体系,致使管理效果大打折扣。中小企业发展忽视了健全完善合理的分配制度,难以有力的挽留人才;或由于中小企业主推诿,甚至不愿兑付承诺,造成人才流失严重,极大的限制了企业的扩张速度。企业没有行之有效的员工激励制度,很难提升现有人才的进取心,激发他们的创造性工作潜能,甚至在管理制度有缺陷的情况下,会形成员工对企业麻木不仁的极端松散现象。成功学演讲家陈安之说过:员工的不称职,将是企业运行中的最大成本。员工不称职有两层含义:一是员工的自身素质和专业技能达不到工作所需操作水平;二是员工没有放到合适的岗位工作,造成人力资源浪费或闲置。中小企业主很难理解,赠股、送保险等,认为自己拼命的在为“雇佣军”赚钱。其实不然,你在人力资源为你增加财富之时,合理的为他们提高薪资标准,这是双赢的。
3.1.2风险评估缺乏
3.1.2.1确立目标不合理 确立目标是有效的内部控制的前提,目标提供了指引企业开展活动可衡量的方向。目标是对企业的优势和劣势以及机会和威胁的评估一起,形成一个总体的战略。
中小企业一般都只生产或经营一种或少数几种产品,它们的企业规模普遍不大,组织结构相对简单,管理方式较为单一,在激烈的市场竞争中处于劣势。大多企业忙于生计,为了不被残酷的市场所淘汰,只能更多地考虑企业当前所处的位置和现状,忙于追求短期利益,而对于相对较为注重长远利益的企业战略则无暇顾及。另外,由于中小企业的盈利水平和现金流有限,其绝大部分的资金都投向了能够促进短期利益的一系列市场营销和销售活动,根本就没有多余的资金来制定企业战略。
企业的战略设计不符合自己实际情况。例如,在20世纪90年代中期中国经济快速发展的情况下,巨人公司做出重大的战略调整,把企业未来的筹码压在自己一无所长的房地产上。当房地产项目导致公司资金短缺时,巨人公司的决策层也仅仅是剜肉补疮,抽调保健品业务的资金来填补房地产项目的无底洞。结果是非但在房地产项目上无力回天,保健品业务也从此一蹶不振。当初设定的战略就导致巨人公司盲目多元化,为巨人公司带来了后来的灭顶之?。
3.1.2.2 缺乏风险意识。中小企业的抗风险能力很差,主要原因在于中小企业的管理层往往出于自身的多年经验作决策,没有制定科学的风险管理机制,基本上没有涉及到风险事前控制机制的建立,都是直到企业遭遇某风险时管理层才意识到要想办法解决,这样很容易让企业陷入危险的困境,情况严重者很有可能遭遇破产。另外,中小企业本身没有强大的经济后盾,面对外部环境中的威胁和压力,中小企业的抵抗力很薄弱。可以想象,假如中小企业管理层不考虑风险因素,那么企业的生存是多么的不堪一击。
3.1.2.3风险管理机制缺失。在我国,目前仅金融风险管理受到了理论界和实务界的普遍关注和重视,国家相关部门颁布了一系列的法律法规,学者纷纷发表相关研究成果,银行、保险公司、证券公司等金融机构也积极致力于风险管理机制的架构。与此明显不相适应的是,我国中小企业多未建立风险防范机制,监管部门、自律组织和学界也甚少对一般企业风险管理问题的探讨研究。我们要知道,企业风险管理不仅仅只是一种对企业所面临风险的简单被动应对,而是一种积极主动地关注、识别、分析企业内外部各种变化,并从中发掘机会:规避风险的趋利避害机制。企业风险管理机制是企业内部控制不可或缺的重要组成部分,是企业的核心竞争力。该机制的缺失毋庸置疑地成为我国中小企业的硬伤和短板。
3.1.2.4缺乏有效的风险评估体系。中小企业管理层没有风险意识,不重视风险管理,自然也不会制定控制风险的相关措施。而且,我国大型上市公司尚未制定并实施有效统一的风险评估体系,针对中小企业的风险评估体系则更是少之又少。因此,中小企业缺乏有效的风险评估体系存在着一定的客观因素,风险评估是抽象的概念,即使是制定了具体的评估标准也具有一定的片面性,这会让管理层认为风险评估也不一定管用,自然就不会花大量成本进行风险评估建设,从而削弱了企业的抗风险能力。
3.1.3中小企业内部控制活动不完善
控制活动指的是企业为了确保管理指令能够得以有效实施而制定并实行的各种政策和程序,控制活动贯穿于整个企业内部所有的职能部门,包括交易授权、不相容岗位、业务流程和操作规范、业务记录、规章制度、独立检查和控制标准等多项内容。而目前很多中小企业普遍存在着权责划分不明确,没有明确建立授权和分配责任的方法,不相容岗位没有分离,各部门、人员之间权责分派不清,出现问题相互推脱,使得中小企业的内部控制无法贯彻执行。
3.1.3.1控制政策不健全。由于中小企业规模小,人员较少,往往一人多岗,加之对内部控制相关知识的缺乏,许多政策和程序未能采用。尤其是内部会计控制薄弱,如会计机构和人员设置不规范、记账随意、手续不清、账目混乱、财产不实等。有些中小企业虽然建立了比较完备的财务制度,但会计人员并不按照相关财务制度行事,使这些财务制度没有得到真正的贯彻执行。有些中小企业存在内部控制,但内部控制制度不够全面,没有覆盖所有的部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和各个操作环节,使中小企业会计工作秩序混乱、核算不实而造成会计信息失真现象极为严重。如不少企业常规票据分管制度、重要空白凭证保管使用制度、会计人员分工中的“内部牵制”原则均没有建立,甚至一些小企业没有正规的财会部门,会计、出纳、审核等事项由一个人包办。
3.1.3.2职责划分不明确。职责划分要求对各项交易涉及的各项职责进行合理划分,使小企业内部控制问题研究每一个人的工作能自动检查另一个人或更多人的工作。要求不相容的职能应该指派给不同的个人或部门。小企业规模小、职能机构简单、生产管理人员相对较少,容易产生问题,削弱内部控制的效果。内部牵制是指对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地对前面刚刚己经完成的工作进行正确性检查。它由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成。这种制约包括上、下级之间的互相制约、相关部门之间的相互制约。
3.1.3.3交易授权不清。这一程序的主要目的在于保证交易是管理人员在其授权的范围内授权才产生的。小企业的组织形式基本上是两个以上股东出资成立的有限责任公司。并且公司章程也规定了重大问题权限的分配方式。但其实只是极个别出资者取得企业的绝对控制权。在小企业,由于管理者作风霸道,且过于考虑经理人员的道德风险而对管理层缺乏信任,导致其不敢授权或授权范围过窄。
3.1.3.4资产安全完整系数低。中小型企业因内部控制制度未被引起足够重视,在资产管理上暴露出很多弊病:(1)对现金管理不严,造成资金闲置或不足。有的中小企业认为现金越多越好,造成现金闲置;有些企业的资金使用缺少计划安排,过量购置不动产,无法应付经营急需的资金,陷入财务困境。(2)应收账款周转缓慢,造成资金收回困难。原因是没有建立严格的赊销政策,缺乏有力的催收措施,应收账款不能兑现或形成呆帐。(3)存货控制薄弱,造成资金呆滞。许多中小企业月末存货占用资金往往超过其营业额的两倍以上.造成资金呆滞,周转失灵。(4)重钱不重物,资产流失浪费严重。不少中小企业的管理者,对原材料、半成品、固定资产等的管理不到位,出了问题无人追究,资产浪费严重。
3.1.4信息失真和交流不畅。
3.1.4.1没有建立信息沟通渠道。信息对企业经营管理的影响越来越大,甚至有的管理学者把信息作为一种生产力来看待。尽管中小企业规模较小,信息流没有大企业复杂。信息流转的环节也没有大企业多,但仍然需要考虑企业信息沟通渠道的构建。然而很多中小企业的管理层并没有这种意识,往往认为企业的经营管理是企业自己的事情,并不需要让“外人”知道,甚至有的经营管理者故意向员工隐瞒各种信息,以免泄漏了商业秘密,担心企业员工一旦跳槽就可能对自己造成威胁。既然管理层不乐意把企业的问题透露给员工,而员工也懒得将经营中暴露出来的问题报告给管理者,这导致了中小企业信息沟通渠道的堵塞。
3.1.4.2信息交流不畅。信息包括企业的内部信息和外部信息,充分发挥信息的作用,可以使企业更好地经营、管理、决策。企业的各个部门和各个阶层都需要正确的信息来帮助企业应对风险,提高决策能力。但有些中小企业对信息的利用程度不够,信息失真现象比较严重,未能发挥信息的重要作用。中小企业规模较小,沟通交流比较方便,但是有些中小企业并没有加强企业内部间的沟通交流,没有发挥团队合作分析解决问题的能力,造成企业沟通渠道中断,信息交流不通畅。
3.1.5缺乏有效的监控
3.1.5.1缺乏持续的监督机制。内部控制制度的有效执行,需要建立一个监督机制,但中小企业出于人力成本等方面的考虑,往往没有建立持续的监督机制。例如,不少?小企业忽视内部审计的作用,据调查,为数不少的中小企业没有设立内部审计机构,即使设立了内部审计机构,也没有真正发挥它的作用。中小企业所设立的内部审计机构表面上也是对董事会负责,实质上独立性很差.甚至有些企业的财务部门领导兼任内部审计部门的负责人,财务人员兼任内部审计人员,从而使监督制度形同虚设,形成隶属关系不清、监督不力的局面。同时。部分内部审计人员素质偏低,有的只掌握了某一方面的知识,有的甚至对审计业务一知半解,根本难以发现深层次的问题。内部审计各项职能的履行存在偏失。
3.1.5.2缺乏个别评价。
在中小企业主要战略或管理层发生变更,或者经营或财务信息处理方法发生重大变化的情况下,一般需要对整个内部控制系统进行评价,此时应当关注企业所有重要活动有关的每一内部控制构成要素,其评价范围应当根据所需要实现的内部控制目标来确定。但中小企业不能及时注意到各事项变化会给企业带来的风险。
3.1.5.3未建立缺陷报告制度。
对于发现的内部控制存在的问题,未建立正常的报告制度,不能及时报告管理层或上一级汇报。监控机制是企业合理有序运营的保障。但有些中小企业在监控方面没有做到位,不管是对管理层还是对企业员工的监督力度都没有到达较高的标准。对于发现的问题,不能及时报告,不能得到及时的改正。
3.2中小企业内部控制问题的原因分析
中小企业内部控制的现状是多方面原因造成的,既与其内部控制环境薄弱有密切关系,也与其内部控制建设发展滞后,特别是与财务会计内部控制制度不健全,监督管理不到位有关。
3.2.1企业负责人自身素质问题
企业负责人自身素质不高,风险意识差。目前,我国许多私营中小企业主是从手工作坊起家,生产经验丰富,却缺乏丰富的行政管理和经济管理的知识和经验,更不具备对内部控制重要性的认知能力,也不可能意识到内部控制对防范经营风险的重要作用。在管理决策中表现为主观性、随意性、盲目性,甚至营私舞弊。
3.2.2建立健全内部控制制度体系难度大
内部控制制度的内容涉及企业经营管理的所有方面和所有环节。因此,它应是一套科学规范的控制制度。但是在我国,中小企业主是不愿意花费大量经费制定这些繁多的规范要求的。即使有些中小企业建立了一些内部控制制度,其可操作性也不强。还有一些企业主把内部控制仅仅当成财务部门的事情,在制定相关制度时并没有与其他部门合作。此外,由于中小企业缺乏专业的管理人员,管理层对企业外部环境和经济业务的变化缺乏合理的预见性,更不能及时制定出相应的内部控制制度,导致企业在内外环境的变革时期无章可循。
3.2.3内部控制制度不健全。目前,多数企业的内部控制制度不够全面,没有覆盖所有的部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和各个操作环节,使中小企业会计工作秩序混乱、核算不实而造成会计信息失真现象极为严重。
3.2.4内部控制制度执行不到位
在我国中小企业,其内部控制制度的执行程度随意性太大。有些企业建立了内部控制制度的企业,也实行不到位。遇到具体问题时,很多时候并没有严格按规定执行,流于形式。说一套,做一套,制度放空炮。内部控制制度是否得到有效执行是个老生常谈的问题,却又不得不谈,很多出问题的案例往往都不是因为制度缺乏规定,而恰恰是制度有明文规定却未能遵照执行。
3.2.5缺乏科学的内部控制观念
许多中小企业主普遍是企业的创始者,是生产、销售、采购等方面的“专家”,因此对各环节的程序控制较为熟悉和重视。于是就出现了重生产而轻财务、重效率而轻效果、重惩罚而轻控制的中小企业主思维。在这种思维控制下的中小企业主对内部控制结构的整体协调性更少关注。很多中小企业主认为内部控制仅仅是财务部门的事,企业各部门间不应存在协同作战的模式。但是,具备管理学基础的人都知道,内部控制目标的实现,仅靠企业负责人、会计机构、会计人员是不够的,它很大程度上依赖于企业内部各管理部门间的协调与配合。这种现实与理论的差距,造成广大中小企业的组织机构设置不合理,管理职能界定呈现出不稳定、不清晰的状态。内部机构之间不能做到相互牵制、相互制约,甚至没有遵循不相容职务分离的原则。
3.2.6过分强调控制成本,经常将效率作为弱化或逾越内部控制的理由。实施内部控制无疑需要成本,在一定程度上也会影响到运行效率。一些管理人员便常常以影响效率为由,反对内部控制措施的推行。事实上没有必要的授权批准和审核,在效率上可能会很高,但由此产生的风险也急剧上升。因此,为了防止一些重大风险给企业带来灾难性损失,牺牲一定程度的效率是控制风险所必须付出的成本。内部控制制度不完善带来的损失可能是关系到企业存亡问题,而效率则是影响企业发展的快慢,作为企业的领导者,不能过分强调成本因素而忽视内部控制制度的建设,应当合理权衡内部控制的成本和效率的关系。
3.2.7内部审计职能弱化,内部审计是企业内部控制制度的一个重要组成部分。据调查,为数不少的中小企业没有设置内部审计机构,即使具有内审机构的企业,其职能也已严重弱化,不能正确评价财务会计信息及各级管理部门的绩效。
第四章 中小企业内部控制的实施
4.1中小企业内部控制应遵循的原则
4.1.1适应性原则。内部控制环境应当合理体现企业经营规模、业务范围、业务特点、风险状况以及所处具体环境等方面的要求,并随着企业外部环境的变化、经营业务的调整、管理要求的提高等不断改进和完善。中小企业行业分布广,各有特点,在制定内部控制制度时,不能照搬大企业的做法,而应当根据本企业业务、规模等特点,制定适合本企业情况的控制制度。
4.1.2成本效益原则。内部控制环境应当在保证内部控制有效性的前提下,合?权衡成本与效益的关系,争取以合理的成本实现更为有效的控制。突出重点、分清主次,针对中小企业的薄弱环节、对企业成败有直接影响的方面,如影响盈?、成本的重要事项,应严格控制;次要的事项,根据中小企业的能力限制,可简单控制或不控制。
4.1.3制衡性原则。企业的机构、岗位设置和权责分配应当科学合理并符合内部控制的基本要求,确保不同部门、岗位之间权责分明和有利于相互制约、相互监督。履行内部控制监督检查职责的部门应当具有良好的独立性。任何人不得拥有凌驾于内部控制之上的特殊权力。
4.1.4重要性原则。内部控制应当在全面控制的基础上,关注重要业务事项和高风险领域。
4.1.5全面性原则。内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。企业全体员工应当自觉维护内部控制的有效执行。
4.2中小企业内部控制的实施
4.2.1改善控制环境
4.2.1.1加强诚信建设,提高道德价值观
以诚信为信条和强调道德约束的商业文化谱写了中国商业文明的辉煌。因此中小企业尤其要做到诚信经营。首先,要继续弘扬中华民族的优秀传统,将传统的诚信思想和优良品德与现代商业文明相结合,在企业精神文明和企业文化建设中树立诚实守信的价值观,使诚实守信真正成为中小企业的立业之本、兴业之道。其次,要按照现代企业制度要求,建立健全诚信管理体系,把诚信管理与生产经营活动紧密结合,明确企业诚信建设目标,完善责任制度和诚信行为准则,加强质量、安全管理,严格各项检查、保障制度与措施,防止不合格产品流入市场,增强服务意识,提高商品信誉,树立良好的品牌形象。最后,要加强中小企业职业道德建设,通过规范商业行为,遵守商业道德,依法经营,信守合同、公平竞争,切实做到文明经商、诚信经营,不断为消费者提供满意的产品和服务;不做损害、侵害他人利益的事情,坚决抵制弄虚作假、相互欺诈、行贿受贿等不道德的和非法的商业行为,努力塑造良好的社会形象,做“阳光”型的企业。
强化企业文化建设。企业文化本身所具有的软约束性、相对稳定性和连续性等特性使其始终以一种不可抗拒的方式影响着企业,它的作用如水滴石穿,于无形中对企业成员的思维和行为产生影响。内部控制具有全员化的特征,中小企业的每个员工对内部控制都应负有责任。中小企业的内部控制应借助于企业文化,将有形控制转化为组织中员工的自觉行动,在员工中形成自觉执行内部控制规程的氛围。
4.2.1.2建立健全与业务规模相适应的组织机构。良好的组织机构控制是企业内部控制机制产生作用的硬件。中小企业应根据自身经营特点、经营规模等因素设置组织机构,并注意科学地确定各部门的职能,做到各部门问互相协调、相互牵制,确保控制目标的实现。中小企业对各级机构的职责权限做出明确的限定,既要防止权力重叠,又要避免出现权力真空。根据相互牵制的原则,使每一项经济业务活动都经过适当的授权,建立畅通的从上到下、横向以及从下到上的信息沟通渠道。良好的组织机构控制应该能够保证责任明确、授权适当、信息流通畅,在防止会计舞弊尤其是管理舞弊方面起到重要的作用。
4.2.1.3完善公司治理结构。我国大多数中小企业公司治理结构流于形式,缺乏实际指导意义。内部控制的建设体现在两个方面:一是健全的机构,这是内部控制机制产生作用的硬件要素;二是各内部机构间、各经办人员间的科学分工与牵制,这是内部控制机制产生作用的软件要素。中小企业的内部控制框架,首先要在组织机构设置和人员配备方面做到领导班子分设,避免人员重叠。
4.2.1.4把权利与责任同时分配。中小企业的管理者放权给下属,授予员工一定的权力,必须使其负担相应的责任。有责无权不能有效地开展工作;反之,有权无责会导致不负责的滥用权力,只有将二者结合,“捆绑”式下放,才能真正实现授权的效果。授权本身要体现明确的目标:分派职责时要同时明确下属需做的工作是什么,达到的目的和标准是什么,对达到目标的工作应如何奖励等。只有目标明确的授权,才能使下属明确自己所承担的责任。授权时,中小企业管理者必须向被授权者明确交代所授权事项的责任范围、完成标准和权力范围,让他们清楚地知道自己有什么样的权力,有多大的权力,同时要承担什么样的责任。中小企业管理者在权力授出之后,还必须加强对下属的检查和协调工作,以观察下属能否正确使用所授予的权力,保证下属各司其职,各尽其责,使各项工作得以高效地开展。
4.2.1.5完善人力资源管理政策
4.2.1.5.1完善人力资源体系管理。制定前瞻式的人力资源总体规划,首先在观念上要给予足够的重视,中小企业管理者应认识到它是整个企业战略的重要组成部分。再者人力资源总体规划必须适应企业经营管理的需要,将长短期人力资源规划相结合,常规性和应急性人力资源规划相结合,使人力资源的总体规划始终保持一定的弹性,能够随着中小企业经营管理的调整而作出相应的变化,以免企业发生战略转移时出现人力资源僵化、失调而妨碍企业的发展。
4.2.1.5.2制定合理的薪酬体系。中小企业首先要做的事情是正确评估每个岗位的价值并对全体员工确定合理的层级。不同层级和不同岗位之间的薪酬差距既不能太大也不能太小,需要企业在市场薪酬调查的基础上,结合自身的实际情况进行确定。同时员工个人的薪酬水平也应有所变化起伏,这种变化的依据是一个考核周期内员工的工作量多少、完成工作的质量情况以及企业的经营效益情况等。
4.2.1.5.3加强对专业人才的培养。人力资源规划工作对管理者的个人素质、领悟能力和学习能力都有很高的要求,要对管理者进行良好、系统的职业培训,加强专业知识的储备,丰富专业技能,提高人力资源管理者的整体素质。
4.2.1.5.4多种薪酬激励相结合。根据马斯洛的需求层次理论,人在满足生理需要后,更注重精神方面的需要,员工的需要也是多层次的,当员工对物质薪酬满足后希望得到的是精神薪酬,如个人的发展机会,工作的挑战性、责任感等,尤其是对于技术人员和管理人员,精神薪酬和员工的工?满意度有相当大的关系。而中小企业正式缺少这种精神激励,所以中小企业经营者应该在重视物质薪酬的同时,给予精神薪酬更多的关注,包括提供员工参与决策、学习与进步的机会、挑战性工作、就业的保障性、员工个人价值的实现等,真正把人力资源作为企业的第一资源, 吸引优秀人才,留住优秀员工,减少员工流失率。
4.2.2实施有效的风险评估
4.2.2.1制定切合实际的发展战略
对现实状况和未来趋势进行综合分析和科学预测的基础上,制定并实施的中长期发展目标与战略规划。中小企业制定和实施发展战略,具有十分重要的意义。第一,发展战略可以为企业找准市场定位。市场定位就是要在激烈的市场竞争环境中找准位置。定位准了,才能赢得市场,才能获得竞争优势,才能不断发展壮大。第二,发展战略是企业执行层行动的指南。发展战略指明了企业的发展方向、目标与实施路径,描绘了企业未来经营方向和目标纲领,是企业发展的蓝图,关系着企业的长远生存与发展。第三,发展战略为内部控制设定了最高目标。企业内部控制的系列目标中,促进发展战略实现是内部控制最高层次的目标。发展战略为企业内部控制指明了方向,内部控制为企业实现发展战略提供了坚实保障。
制定中小企业发展战略时,一定要抛掉“大战略”的包袱,要根据自身的实际情况,可以在企业发展的一定时期内采用一些灵活的“小战略”,同样可以快速地推动企业的发展。
4.2.2.1.1填补战略。中小企业势单力薄,竞争能力弱,难以和大企业进行正面的直接竞争和抗衡,参与市场竞争时应扬长避短、避实就虚,选择和填补大企业忽视的区域、细分市场等,为自身的发展壮大寻求必要的空间和时间。山西南风集团奇强洗衣粉的发展战略首先是确定产品定位,选择国内外大型企业忽视的农村市场,采取“农村包围城市”的策略,取得全国产销量第一的业绩
4.2.2.1.2卫星战略。中小企业要善于借助大企业的优势来发展自己。采取“委托加工、协议加工、参股合资”的方法,和大企业建立了稳定的加工配套服务关系。中小企业为大工业配套发展,既是专业化分工协作的要求,又是提高自身竞争力的现实途径。温州虹桥镇的中小企业之所以获得迅速发展,是因为它们首先以32家上等级、上规模的全国股份制大企业为“龙头”,采取“委托加工、协议加工、参股合资”的方法,和大企业建立了稳定的加工配套服务关系,拉动了虹桥镇350家小企业联动发展,使虹桥镇成为浙江耀眼的明珠。
4.2.2.1.3搭船战略。中小企业积极参与国际化竞争趋势越来越明显,但在构建国际营销渠道上与大型企业显著不同。大型企业可以自主建设强大的海外营销网络,甚至子公司、分公司体系,实现对产品流通渠道的控制。中小企业的产品或服务可以采取“搭船出海”的策略,为大型企业提供配套产品与服务进入国际市场。中小企业还可以与进行外商多形式合作,依靠成本优势,借用外商的资金、技术、渠道和管理,解决自身发展在相关方面的不足。
4.2.2.1.4虚拟战略。对于中小企业来讲,和大企业不同的是企业资源相对缺乏。而虚拟经营则是一种克服资源缺乏劣势的现代营销模式。“虚拟经营”是指企业在组织上突破有形的界限,只保住了其中最关键、最核心的功能,而将其他功能虚拟化,即企业内没有完整执行这些功能的组织,而借助企业外部提供。中小企业可以虚拟人员,借企业外部人力资源,以弥补自己智力资源的不足;还可以虚拟工厂,企业集中资源,专攻附加值最高的设计和营销,其生产则委托人工成本较低的地区的企业代工生产。美国耐克的发展便是“虚拟营销”成功的典范。耐克是一个既无生产车间又无销售网络的企业,只拥有在全球具有核心竞争力的运动鞋设计部门和营销部门,生产和销售全部虚拟化,通过外部组织来完成。
4.2.2.1.5联合战略。单个中小企业虽有点弱不禁风,但是,一个凝聚力强的中小企业命运共同体是坚不可摧的。共生营销是“以契约为纽带,通过两家或更多家相互独立的企业在资源与项目上进行合作”。第一种方式是竞争企业的联合。联合战略可用于竞争企业间的合作。如温州柳市的323家低压电器公司组建联合营销体系,在全国320多个大中城市、230个县级行政区设立了进行统一销售子公司、分公司和门市部,并在全球18个国家、地区开设直销点、销售公司。联合战略既避免自相残杀,又为大大促进了企业产品的销售和品牌形象的树立,也成就了今天的德力西集团、正泰集团和新华集团等知名企业。第二种方式是互补企业之间的联合。例如,温州市的陶瓷、卫浴、地板、窗帘、灯饰、橱柜、墙纸等行业的十多家知名中小企业走向联合,自发组成一艘统一宣传、优势互补、服务互督的家居装饰“联合舰队”。
4.2.2.2建立有效的风险评估机制
风险评估,是提高中小企业内部控制效率和效果的关键,识别和分析风险是一个持续、反复的过程,一般包括风险的判断、分析、管理、控制等环节。中小企业在经营过程中都会面临来自内部或外部的不同风险,而且这些风险会随着经济、业务、主管机关、营运环境的变化而变化。中小企业应该增强风险意识,建立应对变化的风险评估机制,变被动为主动,减少风险的影响。在中小企业设立风险管理机构,专门负责定期检查、评估企业运行过程中的外部环境和经济业务等的变化,即对内分析自身的优势与劣势、长处与短处,对外分析外界的机会和威胁,致力于实现内部控制目标,将中小企业的经营风险降至最低。特别需要注意的是,中小企业应根据环境的变化,随时更新、完善内部控制系统,加强对环境改变时的事务管理。
4.2.2.3建立健全风险管理体系
风险管理就是中小企业围绕总体经营目标,通过在企业管理的各个环节和经营过程中执行风险管理的基本流程,培育良好的风险管理文化,建立健全风险管理体系,包括风险管理策略、风险理财措施、风险管理的组织职能体系、风险管理信息系统和内部控制系统,从而为实现风险管理的总体目标提供合理保证的过程和方法。
第一收集风险管理初始信息。实施全面风险管理,中小企业应广泛、持续不断地收集与本企业风险和风险管理相关的内部、外部初始信息,包括历史数据和未来预测。应把收集初始信息的职责分工落实到各有关职能部门和业务单位。
第二进行风险评估。中小企业应对收集的风险管理初始信息和企业各项业务管理及其重要业务?程进行风险评估。风险评估包括风险辨识、风险分析和风险评价三个步骤。进行风险辨识、分析、评价,应将定性与定量的方法相结合。定性方法可采用问卷调?、集体讨论、专家咨询、情景分析、政策分析、行业标杆比较、管理层访谈、由专人主持的工作访谈和调查研究等
第三对风险进行运态持续管理,中小企业应对风险管理信息实行动态管理,定期或不定期地实施风险辨识、分析、评价,以便对新的风险和原有风险的变化重新评估。
4.2.3完善控制政策与程序
完善的控制政策与程序有助于中小企业进行风险管理和保证企业目标的实现,它贯穿企业的所有层面和各项工作,包括一系列不同的控制活动,如审批、授权、确认、核对、审核经营业绩以及维护资产安全等。中小企业完善控制政策和程序最重要的是应加强内部会计控制,做好会计基础工作,如建立正规的财务部门和严格的财务制度等。尤其是要重视内部牵制制度的实施,保证不相容职务的分离。根据内部牵制原则,中小企业应做到:首先,明确规定每一位员工的岗位职责;其次,建立授权批准体系,根据经济业务的不同,确定不同的授权批准层次,并针对每一类经济业务规定不同的审批程序;再次,实行预算控制,企业的经济业务一般情况下须由相关人员根据管理目标编制预算,并经领导批准后执行,在执行后,需将执行结果与预算相核对,严重偏离预算的应查明原因,并追究当事人的责任;最后,中小企业应采取岗位轮换制,以更好地达到牵制的效果,防止内部串通,造成舞弊。
4.2.3.1建立组织规划控制机制某些相互关联的职务不能集中于一个人身上,各组织机构的职责权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职权不受外界干预,每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门间进行相互检查。在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。
4.2.3.2建立授权批准制度应该对企业内部部门或职员处理经济业务的权限加以控制。单位内部某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准,否则就不能进行。授权审批控制要求企业根据常规授权和特别授权的规定,明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。
4.2.3.3实行实物控制一是应严格控制对实物资产的接触,如限制接近现金、存货等,以减少资产的损失;二是定期进行财产清查,做到账实相符。财产保护控制是指为了确保企业财产物资安全、完整所采用的各种方法和措施。财产是企业资金、财物及民事权利义务的总和,按是否具有实物形态,分为有形财产(如资金、财物)和无形财产(如著作权、发明权),按民事权利义务,分为积极财产(如金钱、财物及各种权益)和消极财产(如债务)。财产是企业开展各项生产经营活动的物质基础,企业应采取有效措施,加强对企业财产物资的保护。
4.2.3.4建立有效的货币资金内部控制制度
①建立不相容职务岗位分离制度。这是中小企业建立相互约束机制的基础。就会计部门来讲,出纳和会计这两个职务,不能由同一人担任,即:出纳只负责货币资金的收付、保管各种空白收据、支票、发票等,不能兼任会计审核、会计档案保管和登记债权、债务、收支、费用等分类账、总账的工作,应该根据分工原则,尽量地将涉及到现金的业务由不同的人员来完成,避免只由一个人去办理货币资金业务的全过程。假如企业的确人手有限,也应保证钱账分管,即管钱的不管账,管账的不管钱。此外,中小企业还应该注重以下几种职务之间的分离:授权批准职务与执行业务职务,业务经办职务与财产保管职务;财产保管职务与会计记录职务。
②建立健全货币治理制度。做好企业的资金收支预算企业的生产经营活动,合法地办理现金收支业务。
③建立票据与印章的管理制度。企业应当明确各种票据的购买、保管、领用、注销等环节的职责权限和程序,并设置专门的登记簿进行记录:购入票证时及时登记,妥善保管;详细登记用途;领用时必须按编号顺序使用;防止空白票据的遗失和被盗用。
4.2.3.5建立有效的资金控制制度
①拓宽融资渠道.中小企业要利用融资租赁、票据贴现、买方信贷、 出口创汇贷款、联合协作贷款等多种形式进行融资。融资渠道的拓展既可以解决企业资金短缺的难题,也可降低融资成本,提高融资效率。中小企业要重视自身资本积累,减小对银行贷款的依赖性,将企业赢利的相当部分用于增加资本金,逐步提高企业资本中自有资金的比例。
②资金筹集和资金运用相结合
资金筹集和资金运用既相互促进又相互制约。一方面中小企业是根据资金运用的需要来筹集资金;另一方面是筹来的资金要确保有效地运用,投入要有产出,确保资金的抗风险能力。中小企业须注意资金的筹集运用与权益必须相配比,否则会带来较大的运营风险,影响企业资金的有序运作。因此,在进行资金运用决策时,既要做投资决策,也要做相应的筹资决策,并且注重有效使用资金,确保资金增值,提高自身的积累,力争取得尽可能高的经济效益。同时要多种渠道吸收资金,打破仅把银行借款作为唯一渠道的做法,如积极吸收外资等。
③努力提高资金的使用效率和效果
因中小企业筹集资金困难,所以首先要使资金的来源和运用得到有效配合,如不能用短期借款来购买固定资产,以免导致资金周转困难;其次,准确预测资金收回和支付的时间,如应收账款什么时候可收回,什么时候可进货等,都要做到心中有数,否则,易造成收支失衡,资金拮据;最后,合理地进行资金分配,流动资金和固定资金的占用配比合理。
④加强对营运资金的管理
从发展现状看,涉及现金、应收应付、存货等的营运资金管理是目前中小企业资金管理的重点。然而,民营中小企业营运资金的一些管理手段还比较落后。近年来,很多中小型企业陷入经营性流动资金紧缺的困境,加强存货及应收账款管理是重要的解困措施。加强存货管理,尽可能压缩过时的库存物资,避免资金呆滞,并以科学的方法来确保存货资金的最佳结构。加强应收账款管理,对赊销客户的信用进行调研评定,定期核对应收账款,制定完善的收款管理办法,严格控制账龄,对死账、呆账,要在取得确凿证据后,进行妥善的会计处理。企业对财务的管理,就是对资金流量的集中管理与控制。加强资金管理,不只是事后算账、记账、 统计、汇总,而必须把资金管理作为整个企业?理的核心,使之贯穿到生产经营的每一个环节,从企业洽谈合同、收取订单乃至面对前面的市场调查,项目可行性论证开始,就必须认真考虑企业的财务和盈利能力,争取以尽可能少的物化劳动和活劳动消耗,取得尽可能大的物质成果。
⑤灵活地选择互联网金融
互联网金融是指以依托于支付、云计算、社交网络以及搜索引擎等互联网工具,实现资金融通、支付和信息中介等业务的一种新兴金融。互联网金融服务平台很适合有短期小额融资需求的小微企业,快捷高效,利率也不算很高。这领域以“爱投资”为主,是国内首个P2C互联网小微金融服务平台,对申请融资的企业进行资质审核、实地考察,筛选出具有投资价值的优质项目在网站上向投资者公开;并提供在线投资的交易平台,实时为投资者生成具有法律效力的借贷合同;监督企业的项目经营,管理风险保障金,确保投资者资金安全。
4.2.3.6建立绩效考评。绩效考评是对所属企业及个人占有、使用、管理与配置企业经济资源的效果进行的评价。绩效考评是一个过程,即首先明确企业要做什么(目标和计划),然后找到衡量工作做得好坏的标准进行监测(构建指标体系并进行监测),发现做得好的(绩效考核),进行奖励(激励机制),使其继续保持或者做得更好,能够完成更高的目标。更为重要的是,发现不好的地方,通过分析找到问题所在,进行改正,使得工作做得更好(绩效改进)。
4.2.3.7 内部控制制度简洁形象化。中小企业建立内控制度,注意做到三点:(1)文字描述的支撑制度文件;(2)工作流程图或流程的文字描述;(3)相关凭证、表单、文件的样式汇总。内控制度文字描述性东西应减少,清晰的流程图和配套表单应相应增加。通过绘制清晰的工作流程图,可以让每个人都能一目了然地知道办事程序、涉及的部门、人员和规章制度,而且能够将工作形成的好经验固化下来,并且通过流程图能比较容易发现内部控制中的不足之处和风险点,从而有助于中小企业内部控制的持续改进。
4.2.3.8 有效使用计算机及互联网。中小企业利用计算机和互联网技术,对内部控制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台。促进中小企业有效实施内部控制,提高企业现代化管理水平,减少人为操纵因素;同时,增强信息系统的安全性、可靠性和合理性以及相关信息的保密性、完整性和可用性,为建立有效的信息与沟通机制提供支持保障。
4.2.4加强信息管理,改进信息沟通渠道
4.2.4.1加强信息管理,保证信息的真实有效。信息管理包括信息的采集、存储、处理加工和运用。信息在中小企业范围内按照一定的规则和程序进行流动,有助于每一个员工及时地获取信息,更好地完成其风险管理的职责。
中小企业的信息来源有多种渠道,既有内部的、外部的,也有定量的和非定量的。将大量的数据转化为决策有用的信息,对中小企业管理者而言,是一个重大挑战。为迎接这一挑战,中小企业必须建立相应的信息系统。信息系统可以是正式的,也可以是非正式的。与客户、供应商、监管者和企业员工的交谈经常可以提供确认风险与机遇的关键信息。为提高数据质量,必须建立企业级的数据管理项目,包括相关信息的获取、维护和分发。如果没有这些项目,信息系统将不能为管理者或其他员工提供所需信息。
4.2.4.2建立有效的沟通机制。信息和沟通是连接其他各因素的纽带,其关键在于沟通的及时性和运用?确的渠道进行信息的沟通。中小企业要做到(1)改善企业管理层与内部员工的关系,建立互信关系。内部控制的效果,取决于企业员工的控制意识和行为,更取决于企业管理层的重视程度。中小企业管理层注重内部控制,尊重员工的心理需求。强调沟通和交流,便能减少管理者与被管理者之间的隔阂,形成强大的合力,促进中小企业健康、持续、快速发展。(2)建立和完善企业的信息沟通渠道。有效的沟通必须普遍进行,自上而下、自下而上地贯穿整个企业。中小企业所有人员都能从管理层获得明确的信息,都认真对待自身的控制责任。同时,中小企业也要与顾客、供应商、监管者和股东等外部人员之间建立有效的沟通渠道。
4.2.4.3制定和完善沟通的具体途径和方法
1.会议制度。会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式,是一种常见的组织沟通方式。会议可以根据采用的沟通手段不同分为:面对面会议、电话会议、视频会议等方式。会议是中小企业采用的最普通的沟通方式,也是存在问题最多的沟通方式。有效会议的策略是:不搞形式主义,明确会议的目的和目标、提前分发会议备忘录、选择合适的与会者、合适的主持人等
2.网络沟通。互联网时代,信息技术的高速发展对沟通机制的创新起到了推波助澜的作用。公司内部的人员既可以选择在局域网的BBS上发布信息、讨论专业问题,也可以越级向上司发送电子邮件以征询意见,更可以通过企业OICQ、MSN的聊天途径与同事进行随时随地的交流,甚至文件的传送也无须离开座位。中小企业应注意的是,不能因为有了基于现代化的计算机技术的沟通平台,就忽略或否定了原有的传统的沟通机制的有效性。
3.个别谈话。个别谈话是指中小企业管理者或沟通部门负责人和员工一对一进行面对面交谈的沟通形式。为取得良好沟通效果,个别谈话必须遵守以下几个原则:①目的性:参与面谈的一方应有明确的目的性;②计划性:与谁谈、谈什么、如何谈、何时谈要预先计划好;③控制性:面谈主动一方应具有控制能力;④双向性:不要单方的说教,谈话的双方应是互动的;⑤即时性:要求双方即时对面谈内容做出反应。进行有效的个别谈话最忌讳的是带有个人偏见、先入为主以及惯性思维
4.2.5建立内部控制的监督机制
4.2.5.1.建立有效的内部审计制度,实施持续的监督。从内部审计的作用来看,内部审计是对内部控制制度执行情况的一种最有效的监督,即是对内部控制的控制。中小企业应充分发挥内部审计的作用,着力做好以下工作:(1)建立内部审计部门,同时提高内部审计的地位,使其地位高于其他任何职能部门,直接对董事会负责并在业务上直接受监事会的指导。内部审计人员应该由企业最高领导层直接聘任,而且必须被赋予足够的权力,以保证其独立性和权威性。(2)把内部审计的主要职能从查错防弊转到对企业的经营管理做出分析、评价和提出具体的管理建议上来。内部审计是一项独立、客观的保证工作和咨询活动,它的目的是为机构增加价值并提高机构的运作效率。从当前企业的需?来看,内部审计的功能已经从以监督为主转向以服务为主,从财务审计拓展为管理审计,并为中小企业提供决策参考。
4.2.5.2 实施有效的个别评价。个别评价是从某一角度对内部控制进行测评,它直接关注内部控制的系统有效性。中小企业个别评价的范围和频率主要取决于风险评估和持续监控程序的有效性,对于应对优先考虑的风险的内部控制和对降低风险最为重要的内部控制,一般应当经常地进行评价。在中小企业主要战略或管理层发生变更、进行重大的收购或处置,或者经营或财务信息处理方法发生重大变化的情况下,一般需要对中小企业整个内部控制系统进行评价,此时应当关注企业所有重要活动有关的每一内部控制构成要素,其评价范围应当根据所需要实现的内部控制目标来确定。个别评价通常采用自我评价形式,即由负责某一业务或职能的人员负责对其活动的内部控制的有效性进行评价,也可以聘请注册会计师等中介机构进行内部控制的个别评价。企业内部审计机构通常将对内部控制进行评价作为其常规性的职责,或根据企业管理要求进行内部控制的评价。
4.2.5.3建立缺陷报告制度。报告缺陷对内部控制进行监控所发现的问题应当向上报告,其中严重的问题应当及时上报中小企业管理层。《内部控制框架》将内部控制体系中值得注意的一种状态定义为缺陷,明确了报告缺陷的内容,要求不仅要报告特定的交易或事项,更需要报告重新评价可能发生错误的内部控制。对内部控制评价时,评价者应当了解中小企业各项经营活动以及所针对的内部控制的每个构成要素,掌握内部控制体系实际运行情况,并分析内部控制体系的设计和运行测试的结果。中小企业管理者要对评价过程进行合理的记录,并强调对内部控制体系有效性进行评价时,应当考虑编制和保存内部控制相关记录的情况,为有效性评价提供支持。
内部控制是一个很重要的管理手段,然而许多中小企业的内部控制存在缺陷,对企业自身造成了一定程度的危害。中小企业内部控制问题是复杂多样的,无论何种组织结构,都有其优点和不足。只有根据企业的不同情况、借鉴COSO内部控制整合框架,对中小企业在五个构成因素存在的问题进行分析,设计适当的内部控制体系,才能发挥其应有的作用,才能使中小企业得以健康快速地发展。随着经济体制改革的深入发展,现代企业制度的建立和完善,中小企业的内部控制制度一定可以得到较大程度的完善。
[1]《关于印发中小企业划型标准规定的通知》(工信部联企业〔2011〕300号)
[2]张海良《颠覆——中小企业生存之道》,清华大学出版。2009年03月
[3] 会计之友 2008年第5期上和丽芬 《对中小企业内部控制框架构建的思考》 2008(13)
[4] 徐平江《浅论中小企业内部控制》
[5] 财政部《企业内部控制基本规范、配套指引、解读》
[6] 《内部控制——整合框架》
[7]罗延博、 张帆 《中小企业资金管理存在问题及对策》
[8] 国家经贸委中小企业司副司长狄娜《我国中小企业的现状和特点》
[9]北京易中创业科技有限公司《2013年中小企业经营状况调查》
[10]山东淮海路桥集团有限公司孙军令《中小企业人力资源管理存在的问题与对策探析》
[11]赵文秀胡淑娟2008.4财会月刊(综合)·23·《对加强中小企业内部控制的看法》
[11]南京理工大学艳艳 毕业论文《企业内部控制失效的表现、成因及对策》